El hecho de que no te hayas enterado no significa que no ha ocurrido; los responsables del área de Finanzas o específicamente de Tesorería y Cuentas por Pagar tienen que asegurarse que no pase y, por el contrario, identificar cuando esto ocurra.
La conciliación bancaria efectuada correctamente, al cierre de todos los días, garantiza la identificación de este tipo de errores operativos cuando no se tienen procesos sólidos que eviten la duplicidad de pagos.
A través de herramientas, procesos, procedimientos y reglas que en su conjunto se conocen con como Control Interno; la administración dentro de las organizaciones previene la ocurrencia de fraudes y contribuye a darle integridad a la información que terminará en los registros del ERP, datos que luego serán presentados por medio de los Estados Financieros.
Los controles contribuyen a salvaguardar el valor de los accionistas; y por el otro, la información financiera constituye un pilar sólido y confiable con base en el cual los inversionistas toman decisiones asumiendo su apetito de riesgo.
El objetivo de la conciliación es minimizar posibles errores, identificar pagos duplicados, fraudes, robo y asegurar que todos los movimientos efectuados en la cuenta bancaria – salidas o entradas de efectivo – están asociadas a una transacción u operación y que estas se encuentran debidamente contabilizadas y documentadas.
Una vez ejecutado este proceso, el saldo de proveedores, clientes y bancos deberá mostrar las cifras reales. Es común que dentro de la Contabilidad se mantiene una cuenta con el nombre de “Partidas en Conciliación” para aquellos movimientos que no pudieron ser asociados con alguna transacción o qué falta información para concluir el proceso.
Sin embargo, para prevenir cualquier contingencia y de acuerdo con las políticas internas, dicha cuenta debe mantenerse con un saldo mínimo y durante algún tiempo razonable, – ¿cuánto es razonable?- depende de cada empresa, pero no es recomendable que tenga antigüedad mayor a 30 días.
El proceso de conciliación inicia con la recepción de los estados de cuenta bancarios, mismos que serán comparados contra los movimientos en las cuentas de efectivo del sistema de tesorería.
Hay que considerar que en los extractos bancarios hay movimientos que no precisamente son efectivo, como los cheques en tránsito y los abonos, salvo buen cobro.
Puede ser: comisiones cobradas en el banco que no están registradas en el sistema o pagos generados en el sistema de tesorería que el banco no procesó (devoluciones o rechazos) o incluso depósitos no identificados.
En StrategiKai, entendemos que este proceso puede ser complejo y demandante para muchas empresas, especialmente cuando el volumen de transacciones es elevado. Es por eso que ofrecemos soluciones especializadas para optimizar y automatizar la conciliación bancaria, ayudando a las empresas a mejorar su control financiero y tomar decisiones más informadas.
Uno de los principales desafíos de la conciliación bancaria es el tiempo que consume cuando se realiza de forma manual. Revisar cada transacción, identificar diferencias y corregir posibles errores puede ser un proceso tedioso, lo que aumenta el riesgo de omisiones o inconsistencias.
Implementamos sistemas y tecnologías avanzadas que automatizan este proceso. A través de soluciones personalizadas, nuestras herramientas pueden procesar grandes volúmenes de datos rápidamente, comparando los registros internos con los extractos bancarios de manera precisa y eficiente.
Nuestro equipo de expertos trabaja junto a las empresas para asegurar que el sistema de conciliación se integre adecuadamente con los sistemas financieros y contables existentes. Nos especializamos en desarrollar soluciones personalizadas, adaptadas a las necesidades específicas de cada organización. Ya sea una empresa pequeña con un flujo de transacciones moderado o una gran corporación con operaciones financieras complejas, tenemos la experiencia para ofrecer un soporte a medida.
Otro aspecto importante de nuestro enfoque es la transparencia y trazabilidad. Al implementar nuestras soluciones, las empresas obtienen visibilidad total de todas las transacciones, lo que facilita la identificación de irregularidades, pagos duplicados o transacciones no autorizadas.
Además, StrategiKai ofrece formación y soporte continuo a los equipos financieros para garantizar que el sistema de conciliación bancaria funcione de manera eficiente y que los colaboradores sepan cómo aprovechar al máximo las herramientas implementadas.
Te ayudamos a las empresas a optimizar su proceso de conciliaciones manuales o digitales mediante la automatización, personalización y mejora de la precisión. Con nuestras soluciones, las organizaciones pueden tener mayor control sobre sus finanzas, reducir errores y tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables y actualizados. ¡Contáctanos!
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